Comunicação: Razões para caprichar no envio de um e-mail
O e- mail foi inventado antes da internet acessível ao público como a conhecemos. O e-mail foi concebido como um meio para os computadores se comunicarem uns com os outros. Os e-mails são roteados para contas de usuários por meio de vários servidores de computador. Eles roteiam a mensagem para seu destino e os armazenam para que os usuários possam pegá-los e enviá-los assim que se conectarem à infraestrutura de e-mail.
É inegável o fato de o e-mail ter grande importância na comunicação empresarial moderna. A comunicação por e- mail tornou-se uma das comunicações empresariais mais importantes em todos os negócios. Todos os dias, milhões de e-mails são enviados de empresas para clientes e clientes, de funcionários para seus gerentes e de um colega de trabalho para outro. Existem várias razões para a preponderância do e-mail quando comparado a outros métodos de comunicação.
No contexto atual, o e-mail é uma das ferramentas de comunicação da qual ninguém pode escapar. Não importa qual seja o seu trabalho, em algum momento, ou melhor, você precisaria escrever um e-mail.
Por que é importante escrever bem o e-mail?
- Evite mal-entendidos
- Poupa tempo
- Projetos de imagem profissional
- Aumenta a credibilidade
- Construir e manter relacionamentos
Como garantir uma boa redação comercial?
- A mensagem é clara
- A mensagem está completa
- A mensagem é precisa
- Economiza o tempo do leitor
- Cria boa vontade
- O e-mail pode ser usado como manutenção de registros
As mensagens de e- mail permanecem na caixa de entrada de um usuário, a menos que sejam excluídas deliberadamente, e tanto o software de e-mail autônomo quanto os serviços de webmail oferecem uma função de pesquisa e filtros que fazem o rastreamento de uma mensagem específica levar apenas alguns segundos. Isso cria uma trilha de papel virtual que é muito mais eficiente do que documentos impressos arquivados em uma gaveta, tornando extremamente fácil extrair informações importantes da comunicação por e-mail.
- O e-mail é de baixo custo
O e- mail é uma das formas mais baratas que uma empresa pode usar para se comunicar, tanto interna quanto externamente. As pequenas empresas podem simplesmente se inscrever para receber e-mail gratuito com provedores como Gmail, Yahoo ou Hotmail; mesmo para empresas maiores, o custo de manutenção de um servidor de e-mail dedicado é relativamente baixo. A diferença de custo é especialmente impressionante quando se considera a comunicação de massa. Por exemplo, o custo de impressão e entrega de um conjunto de folhetos ou cartas de marketing é geralmente mais caro do que enviar as informações por e-mail.
- O e-mail funciona como ferramenta de marketing
O e-mail permite que as empresas divulguem informações sobre seus produtos e serviços de maneira eficiente e eficaz, tanto para clientes existentes quanto para potenciais. É uma das ferramentas de marketing mais eficazes, pois seria capaz de alcançar muitos clientes em potencial devido aos e-mails amplamente utilizados.
- E-mail promove eficiência e produtividade
O e-mail pode ajudar a aumentar a produtividade. Os proprietários de empresas podem se comunicar com listas de distribuição estabelecidas, encaminhar automaticamente informações com base em um tópico ou enviar informações a indivíduos específicos conforme necessário. A maioria dos softwares de e-mail oferece recursos de personalização que você pode personalizar de acordo com o tipo de trabalho realizado, o volume de mensagens de e-mail diárias e as necessidades do trabalhador. O uso eficaz de e-mail pode reduzir a dependência excessiva de consultas e reuniões presenciais.