Como identificar e solucionar problemas em sua empresa?
Se sua empresa vende produtos ou serviços, você está resolvendo um problema para outra pessoa e resolvendo de forma tão clara e objetiva que talvez outras pessoas estejam dispostas a pagar para você para ter a mesma solução.
Mas o negócio não é apenas identificar e solucionar problemas em sua empresa para seus clientes e fornecedores, se você é empregado de uma empresa, seu trabalho também é resolver problemas para essa empresa que você trabalha, independente do segmento.
E apesar do que você pode acreditar, você pode aprender como cada vez melhor para identificar e solucionar os problemas na empresa. Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para se tornar um melhor solucionador de problemas em sua empresa.
O primeiro passo mais importante para se tornar um melhor solucionador de problemas em sua empresa é olhar para o quadro completo.
Embora existam dezenas de soluções de curto prazo que podem ter resultados semelhantes, os negócios em sua maioria tem uma visão a longo prazo, exigindo soluções de longo prazo.
Considere todas as implicações de qualquer decisão que sua empresa precise tomar para ver quais podem ser os resultados reais e descobrir qual é realmente o melhor resultado possível.
De olho em tudo e em todos os processos
Uma outra forma eficaz de identificar e solucionar problemas é manter uma vigilância constante em todas as situações. Estar atento aos detalhes muitas vezes pode revelar sinais precoces de possíveis complicações.
Por exemplo, ao notar uma diminuição na velocidade de acesso aos arquivos ou um aumento significativo nos erros de leitura em seu dispositivo de armazenamento, isso pode ser um indício de problemas iminentes.
Nesse contexto, ao agir prontamente e buscar ajuda especializada, como serviços de recuperação de dados, é possível evitar a perda completa de informações valiosas antes que se torne um problema irreversível. Portanto, a observação constante e a resposta proativa desempenham um papel fundamental na preservação da integridade dos dados e na resolução de problemas potenciais.
Use uma metodologia clara
Outra chave para se tornar um expert em identificar e solucionar problemas em sua empresa é usar uma metodologia clara ao tentar resolver esses mesmos problemas, sejam de dentro da empresa, seja fora ou até melhor de forma digital como por exemplo, o site da empresa, onde vamos ver mais abaixo.
Muitas pessoas acreditam que a melhor maneira de resolver problemas é fazer por conta própria e sem planejamento, apenas tentando apagar os incêndios, mas um método de resolução de problemas é a coisa mais importante.
O processo de solução de problemas 8D ajuda você a chegar à raiz do problema , fornecendo uma estrutura aplicável a quase todos os problemas
Uma vez que o cerne do problema é descoberto, fica muito mais fácil resolvê-lo, especialmente com um pouco de criatividade de sua parte e seu ímpeto em ser um solucionador de problemas em sua empresa
Gerenciamento 8D e o 8D para identificar e solucionar problemas em da empresa
Planejamento e preparação adequados são sempre um bom começo antes de tomar qualquer ação. Então, você precisa considerar o seguinte antes de formar uma equipe:
- Descrição do Problema
- Prazo para a resolução
- O número de recursos para realizar isso
D1: Estabelecimento da equipe
Crie uma equipe com pessoas com formação e experiências variadas que levarão a insumos da melhor qualidade e a uma solução completa. Para que a equipe funcione sem problemas, defina funções e responsabilidades claras para seu pessoal e tenha um líder de equipe.
D2: Descrição do problema
O foco principal do método 8D é descrever o problema de forma adequada e objetiva, de modo que capture todas as informações vitais. Durante esta análise, 5W1H repetidos (por que, o quê, quem, onde, quando e como) devem ser solicitados a desenvolver uma descrição clara.
D3: Plano
Planos de contenção de problemas Às vezes, é necessário um plano de contenção temporário de problemas para minimizar o impacto do problema até que você desenvolva soluções permanentes. Ao desenvolver o plano com base nos casos hipotéticos, os recursos para o enfrentamento do problema principal podem ser liberados. Às vezes, novos processos podem ser necessários para contornar o problema até que você tenha uma correção permanente.
D4: Análise de causa raiz
Com o problema temporariamente contido, agora você pode identificar todas as causas raiz da não conformidade . Existem várias ferramentas para identificar a causa raiz real de um problema, incluindo o 5W1H para entender o problema em profundidade, diagramas de espinha de peixe para categorizar visualmente as causas e gráficos de Pareto para identificar as causas vitais.
D5: Ação Corretiva Permanente
Uma vez determinada a causa raiz do problema, a equipe pode iniciar o brainstorming de correções permanentes para identificar qual será a melhor solução a longo prazo. Sessões de brainstorming combinadas com ferramentas como diagramas de afinidade ajudam a organizar ideias com base em seus relacionamentos e determinar o melhor curso de ação.
D6: Implemente e Valide a Ação Corretiva Permanente
Uma vez que a solução é identificada, o gerenciamento precisa implementar e verificar a ação corretiva usando a abordagem PDCA para testes em pequena escala antes do lançamento em grande escala. Assim, os resultados e as ações corretivas são rastreados para garantir os resultados esperados. Para implementar com sucesso uma mudança permanente, um plano de projeto deve incorporar:
- Desenvolvimento do plano de projeto para implementação
- Comunicação do plano a todas as partes interessadas
- Validando melhorias usando medição
D7: Prevenir a recorrência
Uma solução completa dos problemas significa evitar que eles ocorram inicialmente. Além disso, medidas preventivas também devem ser implementadas para ações corretivas na metodologia 8D. Isso requer a revisão de processos de gestão, procedimentos operacionais e manuais de treinamento para garantir que as melhores práticas sejam seguidas
Nesta fase, as organizações devem considerar ações, incluindo atualizar as questões de auditoria de processo e verificá-las regularmente com base em ações corretivas para reduzir o risco em outros processos, apresentar poka-yoke ou dispositivos à prova de erros para processos de grande risco e realizar testes de coelho vermelho para ver quanto tempo leva para os dispositivos poka-yoke detectarem o produto defeituoso.
D8: Verificação e Celebração da Equipe
Uma vez resolvido o problema, o passo final é parabenizar a equipe. É importante reconhecer seus esforços e compartilhar seu sucesso em toda a organização porque as equipes precisam de feedback para permitir um fechamento satisfatório.
Isso facilita a motivação e o envolvimento dos funcionários, ajudando você a melhorar o controle de qualidade, executar melhorias nos processos e ajudar no gerenciamento de mudanças à medida que você cresce.
Por exemplo, e se eu tiver problemas no site da minha empresa?
Nesse caso é muito importante delegar essa função a um profissional que entenda do assunto ou uma agência especialista em criação de sites, pois é necessário um conhecimento técnico desse segmento, e as vezes correções simples e ajustes simples darão uma nova perspectiva tanto em relação aos resultados como em credibilidade para sua empresa, como por exemplo:
- Pensar na experiência do usuário em dispositivos móveis
- Design de site desatualizado
- Velocidade de carregamento lento da página da web
- Conteúdo desatualizado
- Nenhum contato visível
Avalie cada situação de forma individual!
O passo final para se tornar o solucionador de problemas mais eficaz possível em sua empresa é avaliar todas as soluções possíveis para o seu problema. Com demasiada frequência, as pessoas se recusam a considerar a maioria das soluções para um problema sem uma consideração ponderada, porque soam muito ultrajantes.
Mas às vezes, a solução mais inesperada é a mais eficaz.
Certifique-se de considerar todas as soluções, mesmo as menos prováveis e que ainda ninguém pensou, para garantir que você encontre a melhor solução possível.
A resolução de problemas não é uma arte, é uma ciência. E é uma ciência que qualquer um pode aprender e aperfeiçoar com a prática. Considere estas técnicas quando estiver resolvendo problemas para se tornar o solucionador de problemas mais eficaz que puder.
Conclusão
Pesquise, planeje e identifique tudo que acontece em sua empresa para ser o melhor na prática de identificar e solucionar problemas da empresa e mantenha-se sempre conectado, inovador e relevante.